Inmiddels werkt Chrono Scholen anno 2023 alweer 8 jaar met de software van Pactum. Chrono Scholen, een onderwijsinstelling met meerdere locaties in Nederland, was op zoek naar een efficiëntere manier om hun contractbeheer te optimaliseren en inzichtelijk te krijgen. Met een groeiend aantal contracten en leveranciers werd het handmatig beheren van al deze documenten in Excel tijdrovend en foutgevoelig. Daarom besloot Chrono Scholen op zoek te gaan naar een oplossing die hen kon helpen om het contractbeheer te stroomlijnen en te automatiseren. Na een zoektocht vonden ze hun samenwerkingspartner in Pactum. We spraken Monique van de Heide, medewerker financiën en huisvesting, over haar ervaringen met onze contractbeheer software.
De behoefte vanuit Chrono Scholen
Chrono Scholen is een onderwijsinstelling met meerdere schoollocaties verspreid in Overijssel. Monique houdt zich binnen Chrono bezig met o.a. de inkoopcontracten, factuurafhandeling, begrotingen en rapportages. Zij is ook degene die op dit moment het meeste met Pactum werkt. Chrono scholen heeft contracten met verschillende leveranciers, variërend van lesmateriaal en technologie tot schoonmaakdiensten. Met een groeiend aantal contracten en leveranciers werd het voor Chrono Scholen steeds moeilijker om het overzicht te behouden en ervoor te zorgen dat contracten op tijd werden vernieuwd en deadlines werden gehaald. Het handmatig beheren van al deze contracten leidde tot vertragingen, fouten en inefficiëntie in het hele proces. Het bijhouden van afloopdata in Excel was niet meer werkbaar en vanuit daar ontstond de behoefte om de contracten vanuit één plek centraal te beheren en registreren.
Monique verteld: ‘De beslissing voor Pactum is nog voor mijn tijd geweest. Ik weet dat vanuit mijn collega Dalida er sterk de behoefte was naar een goed contractbeheer systeem. Zij heeft toen demo’s aangevraagd bij zowel Pactum als andere partijen, maar vond jullie demonstratie er heel goed uitzien. Ook qua inkoopbeleid. Dus vandaar dat wij een contract met jullie destijds zijn aangegaan en zijn gaan samenwerken.”
Contractbeheer structureren en automatiseren
Chrono Scholen wilden een systeem dat hen kon helpen om contracten centraal te beheren, deadlines te bewaken, automatische meldingen te ontvangen voor contractvernieuwingen en de contractuele risico’s te minimaliseren. ”Naar mijn idee zijn wij een organisatie die niet heel veel contracten hebben, maar ondanks dat zijn de contracten die er zijn wel heel belangrijk voor ons. Ook bij de huisvesting contracten is het belangrijk dat wij deze goed inzichtelijk houden. Wanneer je dit doet in een excel bestand of in een agenda, heb je verschillende plekken waar je informatie opslaat, dat werkt gewoon niet. Dit is in het verleden zo gegaan en daardoor is zo sterk de behoefte gekomen om een systeem hiervoor aan te schaffen”, aldus Monique.
De software van Pactum biedt Chrono Scholen fijne functionaliteiten en voordelen. ”Een contractbeheersysteem dat ons in staat stelt om contracten centraal te beheren én de looptijden te bewaken. Vooral als je een contract zou willen beëindigen en je hier niet op tijd bij bent, is dit heel erg zonde en dan zit je er zo nog veel langer ongewenst aan vast. Juist daarom is dit systeem zo fijn, omdat het je voorziet van de juiste automatische signalering wanneer er een contract bijna verlengd wordt of afloopt”.
Onderhoud-acties koppelen aan contracten in Pactum
Monique vertelt ook dat ze momenteel bezig zijn met de actie-functie in Pactum. Sommige contracten hebben bijvoorbeeld bepaald onderhoud dat herhaaldelijk plaats moet vinden en hiervoor kunnen acties worden toegevoegd aan een contract. Dit kan een eenmalige actie zijn, maar dus ook een actie die bijvoorbeeld elk half jaar terugkomt. Ook voor deze acties wil je op tijd gesignaleerd worden. ”We zijn nu bezig om acties in Pactum te zetten, zodat wij vanuit jullie een melding krijgen dat er onderhoud nodig is of iets anders specifieks is aan het contract dat wij willen weten tijdens een bepaalde periode. Dus dat zijn wij nu actief aan het uitvogelen wat we daar allemaal mee kunnen. Nu houden we dat nog bij in een Excel-bestand, maar het zou mooier zijn dat we dit ook in Pactum kunnen regelen, zodat wij dit niet telkens zelf moeten monitoren’, zegt Monique.
Conclusie
”Het heeft voor ons als grote voordeel dat wij gewoon binnen één oogopslag kunnen zien welke contracten wij hebben, welke periode ze zijn ingegaan en wanneer ze verlengd of beëindigd kunnen worden. Ook op het dashboard kunnen we heel makkelijk en overzichtelijk terugzien wat er gaande is en wat belangrijk is voor ons inkoopbeheer. En het feit dat wij daar elke maand een mail van krijgen. Zo kunnen wij dit ook elke maand samen met elkaar te bespreken en bepalen wat er moet gebeuren. Zo maken we ons processen makkelijker, dus dat is heel fijn aan het systeem”.
Wil jij meer weten wat onze contractbeheer software voor jouw organisatie kan betekenen? We gaan graag met je in gesprek. Vraag hier jouw gratis demo aan of plan een vrijblijvend kennismakingsgesprek. Hopelijk tot snel!
