Contractbeheer is een belangrijk aspect van het bedrijfsleven en de manier waarop contracten worden beheerd is de afgelopen jaren sterk veranderd. Hoog tijd om is te kijken naar enkele trends en ontwikkelingen die momenteel plaatsvinden in het domein van contractbeheer.
Automatisering & digitalisering
Een belangrijke trend in contractbeheer is automatisering. Bedrijven hebben de laatste tijd veel geïnvesteerd in softwareoplossingen die hen kunnen helpen bij het automatiseren van de contractverwerking. Hierdoor kunnen ze efficiënter werken en wordt het risico op fouten aanzienlijk verminderd. Bovendien kunnen contracten dankzij automatisering gemakkelijker worden opgeslagen en geanalyseerd, wat waardevolle inzichten oplevert.
Daarnaast is digitalisering ook een belangrijke trend die impact heeft op alles in het leven. In het verleden werden contracten vaak op papier opgesteld en opgeslagen, wat tot problemen kon leiden wanneer er wijzigingen moesten worden aangebracht of wanneer er verschillende partijen bij betrokken waren. Door het digitaliseren van contracten kunnen deze gemakkelijker worden aangepast, gedeeld en beheerd. Bovendien kunnen digitale contracten worden beveiligd met encryptie en wachtwoorden, waardoor de gegevens veilig worden bewaard.
Cloud-oplossingen
Een andere trend in contractbeheer is het gebruik van cloud-oplossingen. Bedrijven maken steeds meer gebruik van cloud-gebaseerde contractbeheer oplossingen omdat deze veilig en gemakkelijk toegankelijk zijn. Contracten kunnen worden opgeslagen en geanalyseerd in de cloud, waardoor ze gemakkelijk kunnen worden gedeeld en beheerd door verschillende partijen. Bovendien worden cloud-oplossingen vaak geleverd als Software as a Service (SaaS), waardoor bedrijven alleen betalen voor wat ze gebruiken en geen zware investeringen hoeven te doen in hardware en software.
Integratie met andere systemen
Misschien dat jouw organisaties al wel te maken heeft met verschillende systemen, want dit is iets wat we steeds vaker terug zien. Hierin wordt contractbeheer geïntegreerd met andere systemen binnen een bedrijf of organisatie. Bedrijven maken gebruik van verschillende softwareoplossingen, zoals CRM-systemen, factureringssystemen en projectmanagementtools, die allemaal verschillende gegevens bevatten die relevant kunnen zijn voor contractbeheer. Door deze systemen te integreren met het contractbeheer systeem kunnen bedrijven waardevolle inzichten krijgen en hun processen optimaliseren.
Om effectief te zijn, moeten deze systemen naadloos kunnen samenwerken. Contractbeheer is hierbij geen uitzondering. Het contractbeheer proces moet geautomatiseerd worden en informatie gemakkelijk en efficiënt uit kunnen wisselen tussen de verschillende systemen.
Er zijn verschillende voordelen verbonden aan integratie met andere systemen. Allereerst kan integratie het proces van contractbeheer stroomlijnen. Door de integratie van contractbeheer met andere systemen, kunnen gebruikers automatisch relevante informatie van andere systemen importeren in het contractbeheer systeem. Bijvoorbeeld, als er een nieuw contract moet worden opgesteld, kan het contractbeheer systeem automatisch de relevante informatie vanuit een inkoopsysteem ophalen, zoals de naam van de leverancier, de leverdatum, de hoeveelheid goederen, enzovoort. Dit vermindert de kans op fouten en zorgt voor meer consistentie en nauwkeurigheid in het contractbeheer proces.
Ten tweede kan integratie met andere systemen bijdragen aan een betere besluitvorming. Door relevante informatie te integreren vanuit verschillende systemen, kunnen bedrijven een vollediger beeld krijgen van hun contractportfolio. Dit stelt hen in staat om beter geïnformeerde beslissingen te nemen over het beheren van hun contracten. Bijvoorbeeld, als een bedrijf geïntegreerde informatie uit zowel het CRM-systeem als het financiële systeem kan bekijken, kan het bedrijf betere beslissingen nemen over het al dan niet verlengen van contracten met klanten die financieel risicovol zijn.
Ten derde kan integratie met andere systemen de efficiëntie verhogen en de kosten verlagen. Door verschillende systemen te integreren, kunnen bedrijven efficiënter werken en de tijd die nodig is om gegevens te verzamelen en te verwerken, verminderen. Dit kan de arbeidskosten verlagen en de algehele efficiëntie van de organisatie verhogen.
Gebruik van AI
Het gebruik van Artificial Intelligence (AI) is ook een opkomende trend in contractbeheer. AI-technologieën kunnen worden gebruikt om contracten te analyseren en waardevolle inzichten te bieden, zoals welke contracten de hoogste risico’s hebben of welke clausules vaak worden gebruikt. Bovendien kunnen AI-systemen worden gebruikt om contracten automatisch te genereren en aan te passen, waardoor de efficiëntie van het proces wordt verbeterd.
Meer aandacht voor naleving en risicobeheer
Organisaties zijn zich steeds meer bewust van de risico’s die gepaard gaan met het niet naleven van contracten, zoals financiële verliezen, reputatieschade en juridische problemen. Daarom zijn ze meer gericht op het beheren van contracten om ervoor te zorgen dat ze voldoen aan de wettelijke en regelgevende vereisten en dat ze geen risico’s vormen voor de organisatie.
Er zijn verschillende manieren waarop bedrijven werken aan naleving en risicobeheer in contractbeheer. Zo zijn er juridische teams die zich richten op het opstellen en beoordelen van contracten om ervoor te zorgen dat ze voldoen aan de wet- en regelgeving en om de risico’s te beperken. Deze teams kunnen ook bepalen of de contracten wel passen binnen de organisatiestrategie en kunnen proactief advies geven over risico’s en mogelijkheden.
Daarnaast kunnen organisaties gebruikmaken van technologieën zoals AI om contracten te analyseren en te controleren op naleving van wet- en regelgeving. AI kan bijvoorbeeld zoeken naar specifieke clausules in contracten en deze vergelijken met juridische regelgeving. Als er een discrepantie wordt gevonden, kan de AI een waarschuwing geven aan de betreffende medewerker.
Ten derde kan er meer aandacht worden besteed aan het monitoren van de contracten gedurende de looptijd. Organisaties kunnen hiervoor contractbeheerders aanstellen die verantwoordelijk zijn voor het controleren van de contracten en die ervoor zorgen dat de afspraken worden nageleefd. Dit kan handmatig worden gedaan, maar ook met behulp van technologieën zoals contractmanagementsoftware. Ook kan je als organisatie je werknemers trainen om zich bewust te zijn van de nalevingsvereisten en de risico’s die gepaard gaan met het niet naleven van contracten. Dit kan bijdragen aan een cultuur van naleving en risicobeheer binnen de organisatie en kan het aantal problemen in de toekomst verminderen.
Kortom, meer aandacht voor naleving en risicobeheer is een belangrijke trend in contractbeheer en bedrijven werken aan verschillende oplossingen om ervoor te zorgen dat ze hun contracten op een veilige en wettelijk conforme manier beheren.
Meer weten?
Meer weten over het inrichten van contractbeheer? En hoe onze software daarbij kan helpen? Vraag een gratis demo aan of plan een vrijblijvend kennismakingsgesprek in!
