Als organisatie heb je vaak te maken met verschillende contracten, zoals leverings-, arbeids-, huur-, en softwarecontracten. Het is belangrijk om een goed overzicht te hebben van deze contracten en deze op een overzichtelijke manier te registreren. In deze blog geven we tips hoe je als organisatie gratis en overzichtelijk je contracten kunt registreren.
1. Maak gebruik van Excel
Als je geen gebruik wilt maken van een contractbeheersysteem, kun je ook een Excel-bestand gebruiken om je contracten te registreren. Het is belangrijk om een gestructureerd Excel-bestand te maken met de belangrijkste gegevens van het contract, zoals de naam van de leverancier, de datum van ondertekening, de looptijd en de opzegtermijn. Door het bestand regelmatig bij te werken, houd je een overzichtelijke lijst van al je contracten bij.
2. Gebruik een gratis contractbeheersysteem
Een contractbeheersysteem is een handige tool om al je contracten op een overzichtelijke manier te registreren. Er zijn verschillende betaalde contractbeheersystemen beschikbaar, maar er zijn ook gratis alternatieven. Een voorbeeld van een gratis contractbeheersysteem is Bitrix24. Dit systeem biedt de mogelijkheid om contracten op te slaan, te categoriseren en te taggen. Daarnaast kunnen er herinneringen worden ingesteld voor belangrijke datums zoals de verlenging of opzegging van een contract.
3. Centraliseer de opslag van je contracten
Zorg ervoor dat alle contracten op één centrale plek worden opgeslagen, zoals een netwerkschijf of een cloudopslagdienst zoals Dropbox of Google Drive. Dit maakt het gemakkelijker om alle contracten snel terug te vinden. Zorg er wel voor dat de toegang tot deze centrale opslag goed beveiligd is.
4. Label en categoriseer je contracten
Label en categoriseer je contracten zodat je snel kunt zien welke contracten bij elkaar horen. Maak bijvoorbeeld een aparte categorie voor arbeidscontracten en een aparte categorie voor leveringscontracten. Daarnaast kun je de contracten labelen op basis van bijvoorbeeld de leverancier of het type dienst.
5. Stel herinneringen in
Stel herinneringen in voor belangrijke datums, zoals de verlenging of opzegging van een contract. Dit kan in een contractbeheersysteem, maar ook in je agenda of een takenlijst. Door herinneringen in te stellen, voorkom je dat belangrijke datums worden gemist.
Het registreren van contracten is belangrijk om een overzicht te hebben van alle contracten die een organisatie heeft afgesloten. Er zijn verschillende manieren om dit te doen, zoals het gebruiken van een contractbeheersysteem, Excel, het centraliseren van de opslag, het labelen en categoriseren van de contracten en het instellen van herinneringen. Door deze tips toe te passen, kun je als organisatie gratis en overzichtelijk je contracten registreren.