Contracten beheren met deze gratis tools

Als organisatie heb je vaak te maken met verschillende contracten, zoals leverings-, arbeids-, huur-, en softwarecontracten. Het is belangrijk om een goed overzicht te hebben van deze contracten en deze op een overzichtelijke manier te registreren. In deze blog geven we tips hoe je als organisatie gratis en overzichtelijk je contracten kunt registreren.

1. Maak gebruik van Excel

Als je geen gebruik wilt maken van een contractbeheersysteem, kun je ook een Excel-bestand gebruiken om je contracten te registreren. Het is belangrijk om een gestructureerd Excel-bestand te maken met de belangrijkste gegevens van het contract, zoals de naam van de leverancier, de datum van ondertekening, de looptijd en de opzegtermijn. Door het bestand regelmatig bij te werken, houd je een overzichtelijke lijst van al je contracten bij.

2. Gebruik een gratis contractbeheersysteem

Een contractbeheersysteem is een handige tool om al je contracten op een overzichtelijke manier te registreren. Er zijn verschillende betaalde contractbeheersystemen beschikbaar, maar er zijn ook gratis alternatieven. Een voorbeeld van een gratis contractbeheersysteem is Bitrix24. Dit systeem biedt de mogelijkheid om contracten op te slaan, te categoriseren en te taggen. Daarnaast kunnen er herinneringen worden ingesteld voor belangrijke datums zoals de verlenging of opzegging van een contract.

3. Centraliseer de opslag van je contracten

Zorg ervoor dat alle contracten op één centrale plek worden opgeslagen, zoals een netwerkschijf of een cloudopslagdienst zoals Dropbox of Google Drive. Dit maakt het gemakkelijker om alle contracten snel terug te vinden. Zorg er wel voor dat de toegang tot deze centrale opslag goed beveiligd is.

4. Label en categoriseer je contracten

Label en categoriseer je contracten zodat je snel kunt zien welke contracten bij elkaar horen. Maak bijvoorbeeld een aparte categorie voor arbeidscontracten en een aparte categorie voor leveringscontracten. Daarnaast kun je de contracten labelen op basis van bijvoorbeeld de leverancier of het type dienst.

5. Stel herinneringen in

Stel herinneringen in voor belangrijke datums, zoals de verlenging of opzegging van een contract. Dit kan in een contractbeheersysteem, maar ook in je agenda of een takenlijst. Door herinneringen in te stellen, voorkom je dat belangrijke datums worden gemist.

Het registreren van contracten is belangrijk om een overzicht te hebben van alle contracten die een organisatie heeft afgesloten. Er zijn verschillende manieren om dit te doen, zoals het gebruiken van een contractbeheersysteem, Excel, het centraliseren van de opslag, het labelen en categoriseren van de contracten en het instellen van herinneringen. Door deze tips toe te passen, kun je als organisatie gratis en overzichtelijk je contracten registreren.

Voordelen van contacten beheren met contractbeheersoftware

Eerder bespraken we de mogelijkheden om op gratis manieren contracten te kunnen registreren. Echter een contractbeheersoftware biedt uiteraard verschillende voordelen ten opzichte van het registreren van contracten in Excel of het handmatig opslaan van contracten op een netwerkschijf of cloudopslagdienst. Hieronder vind je een aantal voordelen van een contractbeheersoftware:

  1. Centrale opslag: contractbeheersoftware biedt een centrale opslag voor al je contracten, waardoor het gemakkelijk is om contracten terug te vinden. Dit voorkomt dat contracten verloren gaan of dat er dubbele contracten worden afgesloten.
  2. Automatische herinneringen: je kan automatische herinneringen instellen voor belangrijke datums, zoals de verlenging of opzegging van een contract. Hierdoor hoef je niet handmatig herinneringen in te stellen en voorkom je dat belangrijke datums worden gemist.
  3. Rapportage en inzicht: deze software biedt inzicht in alle contracten en belangrijke kenmerken, zoals de contractduur, de opzegtermijn en de financiële afspraken. Hierdoor krijg je een beter inzicht in de contracten die je hebt afgesloten en kun je beter onderbouwde beslissingen nemen.
  4. Betere samenwerking: Je kan contracten delen met collega’s en samenwerken aan de afhandeling van contracten. Dit kan bijvoorbeeld nuttig zijn bij het afhandelen van juridische kwesties of het vernieuwen van contracten.
  5. Tijdsbesparing: Het handmatig beheren van contracten kan veel tijd kosten en is ook nog is zeer foutgevoelig. Software kan deze processen automatiseren, waardoor je tijd bespaart en je je kunt richten op andere taken.

Meer weten?

Al met al biedt een contractbeheersoftware dus verschillende voordelen ten opzichte van het handmatig registreren van contracten. Het kan bijdragen aan een betere organisatie van je contracten, een hogere efficiëntie en betere samenwerking binnen je organisatie. Meer weten over wat onze contractbeheer software kan betekenen voor jou organisatie? Vraag een gratis demo aan of plan een vrijblijvend kennismakingsgesprek in!